Requisitos de documentación
El Problema
Los errores de documentación o la falta de registros son una de las causas más comunes de infracciones de cumplimiento y problemas de seguridad en el lugar de trabajo. Si no está documentado, no ocurrió. Los registros inadecuados pueden provocar problemas graves durante las auditorías, las investigaciones o los incidentes. Hoy nos centraremos en la importancia de la documentación adecuada y en cómo hacerlo correctamente para garantizar el cumplimiento y mantener un lugar de trabajo seguro.
Identificar los peligros
La documentación inadecuada o incompleta crea riesgos tales como:
- Problemas de cumplimiento: Los registros faltantes o incompletos pueden conllevar multas o citaciones durante las auditorías de la OSHA.
- Investigaciones de incidentes inexactas: Una documentación deficiente puede impedir la identificación de las causas fundamentales y la implementación de medidas correctivas.
- Respuesta de emergencia retrasada: Los registros inadecuados pueden dificultar la resolución rápida de problemas o condiciones inseguras.
- Pérdida de registros: El almacenamiento inadecuado o la falta de copia de seguridad de los documentos pueden provocar la pérdida de información.
Prácticas de seguridad y medidas preventivas
Para evitar estos problemas, siga las prácticas recomendadas de la documentación que se indican a continuación:
- Documentación de formación:
- Mantenga un registro de todas las sesiones de entrenamiento, incluidos: algunos textos
- Formación inicial de los empleados.
- Cursos de actualización.
- Verificación de competencias.
- Incluye detalles como:
- Fecha, ubicación y calificaciones del instructor.
- Temas tratados y materiales utilizados.
- Firmas tanto del formador como del aprendiz.
- Mantenga un registro de todas las sesiones de entrenamiento, incluidos: algunos textos
- Inspección y registro:
- Controles diarios:
- Documente las inspecciones del equipo, las condiciones del sitio y las preocupaciones de seguridad antes de comenzar a trabajar.
- Use listas de verificación y formularios estándar.
- Detalles de grabación:
- Incluya siempre la fecha, la hora, el nombre del inspector y los elementos específicos revisados.
- Anote cualquier deficiencia y realice un seguimiento con medidas correctivas, documentando la resolución.
- Controles diarios:
- Documentación de incidentes:
- Respuesta inmediata:
- Registre los incidentes tan pronto como ocurran, incluyendo fotos y declaraciones de testigos.
- Registre los incidentes tan pronto como ocurran, incluyendo fotos y declaraciones de testigos.
- Investigación:
- Capture lo que ocurrió, por qué ocurrió y cómo puede prevenirse en el futuro.
- Capture lo que ocurrió, por qué ocurrió y cómo puede prevenirse en el futuro.
- Seguimiento:
- Realice un seguimiento y documente todas las acciones correctivas hasta su finalización.
- Realice un seguimiento y documente todas las acciones correctivas hasta su finalización.
- Respuesta inmediata:
- Almacenamiento y mantenimiento:
- Utilice las áreas de almacenamiento designadas para proteger los registros contra daños o pérdidas.
- Organice los archivos para recuperarlos fácilmente.
- Haga copias de seguridad de los registros electrónicos y almacene los documentos importantes en lugares seguros.
- Uso de sistemas de documentación:
- En el caso de los sistemas electrónicos, siga los procedimientos aprobados y garantice la precisión.
- Para los registros en papel, complete todos los campos de forma clara y legible, y archívelos de inmediato.
- Actualice los documentos con regularidad para asegurarse de que estén actualizados.
Caso o escenario de la vida real
Por ejemplo, recientemente, durante una auditoría de la OSHA, se citó a una empresa por faltar en los registros de formación de varios empleados. Aunque la capacitación se llevó a cabo, los registros estaban incompletos y no se pudieron verificar. Este pequeño descuido dio lugar a una multa y a un mayor escrutinio de sus operaciones. La documentación adecuada habría evitado esto por completo.
Responsabilidades de los empleados
- Mantenga una documentación precisa y completa para todas las tareas requeridas, incluidas la capacitación, las inspecciones y los incidentes.
- Verifique los registros para asegurarse de que estén firmados, fechados y legibles.
- Informe a su supervisor sobre cualquier deficiencia en los sistemas o procesos de documentación.
Responsabilidades del empleador
- Proporcione pautas y plantillas claras para la documentación.
- Capacite a los empleados sobre los procedimientos de documentación adecuados.
- Asegúrese de que los documentos se almacenen de forma segura y se puedan recuperar fácilmente cuando sea necesario.
- Audite regularmente los registros para identificar y abordar las brechas.
Discusión y preguntas
- Qué desafíos enfrenta al completar la documentación de seguridad?
- Alguien ha experimentado una situación en la que una buena documentación haya ayudado a resolver un problema o a prevenir un problema?
- Qué mejoras podemos hacer para que la documentación sea más fácil o eficaz?
Compromiso/Plan de Acción
Comprometámonos a documentar cada tarea de manera exhaustiva y precisa, ya sea una sesión de capacitación, una inspección o un informe de incidente. De ahora en adelante, revise sus prácticas de documentación a diario para garantizar el cumplimiento y evitar problemas evitables.
En resumen
La documentación protege a todos en el lugar de trabajo y garantiza el cumplimiento de las normas de la OSHA. Al documentar de manera adecuada y rápida, contribuye a un entorno de trabajo más seguro y eficiente. Si alguna vez no estás seguro de cómo documentar algo, no dudes en preguntarle a tu supervisor.
Descripción general de los estándares
- La OSHA exige documentación accesible, precisa y completa para cumplir con las normas de seguridad y proteger a los trabajadores.
- Los diferentes documentos, como los registros de capacitación, las inspecciones y los informes de incidentes, deben cumplir con requisitos específicos de retención y accesibilidad.
- La documentación incompleta o faltante puede resultar en citaciones, sanciones o un aumento de la responsabilidad durante las investigaciones.
Aviso legal
Esta charla de herramientas se proporciona únicamente con fines informativos y educativos. No pretende sustituir el asesoramiento profesional legal, de seguridad o regulatorio. La información presentada se basa en las mejores prácticas y los estándares generales de la industria, pero es posible que no se aplique a todas las situaciones laborales.IEs responsabilidad del empleador, los supervisores y los trabajadores garantizar el cumplimiento de las leyes, regulaciones y estándares federales, estatales y locales aplicables. Los autores, presentadores y distribuidores de esta charla de herramientas no asumen ninguna responsabilidad por el uso o la aplicación de la información proporcionada.
Se anima a los participantes a consultar a profesionales legales, de seguridad o regulatorios apropiados para abordar inquietudes o preguntas específicas. Siga siempre las políticas y procedimientos de su organización para la seguridad en el lugar de trabajo y la mitigación de riesgos.
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